Deventer Beweegt - organisatieontwikkeling
Binnen de gemeente Deventer werken medewerkers met plezier aan de Deventer vraagstukken. We zijn een organisatie waarin integraal gewerkt wordt, over domein- en teamgrenzen heen. We zoeken steeds de samenwerking in logische ketens, waarbij die keten niet ophoudt bij de organisatiegrens. We werken van buiten naar binnen en van binnen naar buiten en met ons hoofd en hart voor Deventer.

We ontwikkelen ons tot een organisatie die flexibel, communicatief en netwerkend is. Zo kunnen we inspelen op wat de samenleving ons vraagt. Onze rolinvulling bepalen we mede afhankelijk van het maatschappelijke vraagstuk. We werken samen volgens onze kernwaarden Zorgzaam, Open, Verantwoordelijk en Durf. We sturen op basis van vertrouwen: met minder kaders, maar wel steviger en met besliskracht: korte beslislijnen.

Afgelopen jaar hebben we gewerkt aan de (her-)inrichting van onze organisatie zodat deze het met plezier werken aan Deventer vraagstukken optimaal ondersteunt. Daarmee is de basis voor de doorontwikkeling gelegd. We zijn nog niet klaar: we werken met elkaar door om de samenwerking te verstevigen, de flexibiliteit te vergroten en continu de verbinding te blijven leggen intern en met inwoners en bedrijven.

Onze medewerkers maken het verschil! Succes wordt niet bepaald door een structuur of systeem, maar door de mensen en dat is ook in de gemeente Deventer het geval. Onze structuren en systemen moeten ondersteunend zijn om successen te boeken en de beste dienstverlening in brede zin voor de samenleving te bieden.

Als gevolg van het vervallen van taken en bezuinigingen zijn  15 personen boventallig. Deze personen volgen een van werk-naar-werk-traject van maximaal 2 jaar. Indien er geen geschikt of passend werk binnen de gemeente wordt gevonden in deze periode, leidt dit tot ontslag. De verwachting is dat er in 2018 3 personen vanuit boventalligheid uitstromen naar de WW wanneer zij geen ander werk vinden.

In dit overzicht is het meerjarenperspectief in de formatie, bezetting en vacatureruimte van de gemeente Deventer weergegeven. Dit is de actuele stand per april 2018.

Bovenstaande tabel geeft weer dat we per april 2018 46 fte vacatureruimte hebben. In de loop van het jaar zullen vacatures worden ingevuld en tevens vacatures worden aangehouden als flexibele schil voor de teams om de producten te kunnen maken die in de begroting zijn afgesproken.
De afgelopen jaren is een daling te zien in zowel de formatie als de bezetting van de gemeente. Als gevolg van het vervallen van taken en bezuinigingen zijn  15 personen boventallig. Deze personen volgen een van werk-naar-werk-traject van maximaal 2 jaar. Indien er geen geschikt of passend werk binnen de gemeente wordt gevonden in deze periode, leidt dit tot ontslag. De verwachting is dat er in 2018 3 personen vanuit boventalligheid uitstromen naar de WW wanneer zij geen ander werk vinden. Als werkgever hebben wij de verantwoordelijkheid toe te zien op de inspanningsverplichtingen van voormalig medewerkers in de WW.

De gemeentelijke organisatie vergrijst zoals blijkt uit bovenstaande tabel. Een kleine 70% van ons personeelsbestand is 45 jaar en ouder. Om te kunnen blijven voldoen aan de vraag vanuit de samenleving, moeten we de uitstroom van medewerkers die met pensioen gaan opvangen. Daarnaast wil Deventer een vitale en toekomstbestendige organisatie zijn. Dat betekent een evenwichtige opbouw van het personeelsbestand en instroom van medewerkers met nieuwe kennis en competenties. Op dit moment zijn jongeren in de leeftijd tot 34 jaar ondervertegenwoordigd (zo’n 10% van ons personeelsbestand) in onze organisatie en daar willen we veranderingen inbrengen Vanaf 2018 willen we jaarlijks een groep jongeren werven. Deze jongeren volgen bij binnenkomst in onze organisatie een ontwikkeltraject met elkaar zodat we de binding met onze organisatie verder verstevigen

Het ziekteverzuimpercentage tot 1 mei 2018 ligt op 4,54%. Dit is onder de doelstelling van 4,6%. Het ziekteverzuim is de afgelopen jaren nog nooit zo laag geweest.. Maatregelen om het verzuim te verminderen richten zich vooral op langdurig verzuim en psychosociaal verzuim. Vergeleken met de landelijke benchmark scoort de gemeente Deventer onder het gemiddelde. Het gemiddelde verzuim van gemeenten in dezelfde grootteklasse ligt op 5,3%. De 25% best scorende gemeenten in dezelfde grootteklasse hebben een verzuim van gemiddeld 5%. De meldingsfrequentienorm ligt in Deventer op 0,94. Dit valt binnen de norm.

De prognose in mei 2018 is dat er €400.000 meer wordt uitgegeven aan inhuur vaste formatie ten opzichte van de begroting 2018. De dekking hiervan wordt gevonden in de loonsom (vacatureruimte). De reden hiervan is dat bepaalde functies (nog) niet ingevuld gaan worden in verband met een flexibele schil. Ook voor ziekte en zwangerschap is extra ingehuurd.
Op de inhuur extra capaciteit en inhuur specifieke deskundigheid is de prognose dat er €700.000 meer wordt ingehuurd ten opzichte van de begroting 2018. De reden hiervan is met name de budgetoverheveling van ICT projecten van 2017 naar 2018. Diverse ICT projecten konden pas in 2018 worden uitgevoerd (eenmalige projecten).

De Deventer informatiestad vraagt ook om een gemeentelijke organisatie die datagedreven is en de informatiehuishouding op orde heeft. Een ‘smart city’ wordt je niet zo maar even. Ditzelfde geldt voor een datagedreven organisatie die goed rentmeester is over de gegevens die we hebben, deze op een verantwoorde manier ontsluit voor de gemeentelijke organisatie en ter beschikking stelt zowel gemeente intern (bijvoorbeeld ten behoeve van effectieve beleidsontwikkeling) als naar buiten in termen van ‘big data’.

Als gemeentelijke overheid zullen we zelf ook mee moeten in de veranderende eisen die aan ons worden gesteld. We streven naar een volledig digitale gemeentelijke dienstverlening. Belangrijk is wel dat inwoners zelf regie hebben over welke data over hen beschikbaar is. Hier investeren we verder in, zowel in het ruimtelijke en sociale domein.
Het verzamelen van data moet tevens veilig, doordacht en volgens de regels gebeuren. Het combineren van gegevens en de manier waarop informatie ons stuurt, verdienen onze permanente aandacht. Hiervoor is nieuwe expertise nodig.

Door de ambitie vanuit de I-visie en door genoemde maatschappelijke ontwikkelingen rondom internet en data zullen op termijn forse aanvullende investeringen nodig zijn op het gebied van de informatiehuishouding. Deze investeringen slaan terug op alles in de organisatie: van de kwaliteit en kwantiteit van de ambtelijke capaciteit, de hardware en de software bij zowel bedrijfsvoering als bij de in de primaire processen. Per domein worden op basis van de I-visie uitvoeringsplannen opgesteld. Deze plannen moeten vertaald worden naar financiële consequenties. De noodzakelijke investeringen 2018 zijn nu al bij autonome ontwikkelingen meegenomen zoals database sociaal en BGT. Bij de begroting 2019 zullen we de investeringen op basis van de uitvoeringsplannen verder opnemen.

Privacywetgeving (implementatie AVG)
Per 25 mei 2018 treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in volle omvang in werking. Er is een beleidskader vastgesteld door het college en er is een implementatieplan (Grip op privacy) met de aanpak, stappen en concrete actiepunten om de naleving van de AVG binnen de gemeentelijke organisatie te borgen.  Een belangrijk aandachtspunt daarbij is dat de gemeente naleving van de privacyregels op aantoonbare wijze borgt en daarover rekenschap (accountability) aflegt. Dat betekent het op ieder moment met documentatie kunnen aantonen dat de juiste organisatorische en technische maatregelen zijn geïmplementeerd om te voldoen aan de AVG en het blijvend actueel houden van deze documentatie. Het niet voldoen aan de AVG kan grote gevolgen hebben voor de gemeente in termen van reputatieschade, boetes en schadeclaims.

De consequentie met de grootste impact is dat alle werkprocessen met persoonsgegevens AVG-proof gemaakt moeten worden. Het gaat dan om het treffen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, maar ook om het vastleggen van documentatie om de rechtmatigheid, proportionaliteit en juistheid van iedere verwerking te kunnen aantonen. In het uitvoeringsplan grip op privacy zijn de verschillende stappen die we zetten, opgenomen. Uiteraard is het plan al in uitvoering. Het beleidskader privacy is vastgesteld, de functionaris gegevensbescherming is aangewezen en de uitvoering van het AVG proof maken van de organisatie is gestart. Hierbij wordt prioriteit gegeven aan de meest privacy gevoelige processen die te vinden zijn in het sociale domein en binnen het taakveld veiligheid.

Informatieveiligheid

Vanuit de (Rijks)overheid is de belangstelling en noodzaak voor informatieveiligheid de afgelopen jaren enorm toegenomen. Dit vanwege de alsmaar toenemende bedreigingen zoals cybercriminaliteit maar ook diverse ernstige beveiligingsincidenten. Daarmee is de kwetsbaarheid van de IT-infrastructuur bij gemeenten op duidelijke wijze aangetoond. Er is in het uitvoeringsplan informatieveiligheid 2017 een belangrijke basis gelegd voor de maatregelen die nodig zijn om te voldoen aan de BIG (baseline informatieveiligheid gemeenten).